1. Nie każde nierówne traktowanie to dyskryminacja

Nowy § 2 art. 18(3a) Kodeksu pracy stanowi wprost, że niejednakowe traktowanie pracownika jest dopuszczalne i nie stanowi dyskryminacji, gdy jest obiektywnie uzasadnione.

To dobra zmiana. Do tej pory rozróżnienie między nierównym traktowaniem a dyskryminacją trzeba było wyprowadzać z orzecznictwa, teraz wybrzmiewa ono w samej ustawie.

Przykład 1. Pracownik z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności pracuje 7 godzin dziennie i korzysta z dodatkowej przerwy, przy tym samym wynagrodzeniu co reszta zespołu. Koledzy mogą uznać to za nierówne traktowanie i formalnie będą mieli rację. Nie jest to jednak dyskryminacja, bo zróżnicowanie wynika wprost z przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Przykład 2. Dwóch magazynierów zatrudnionych na tym samym stanowisku ma różne stawki, ponieważ jeden posiada uprawnienia na wózek widłowy oraz uprawnienia energetyczne i faktycznie z nich korzysta. Kryterium jest mierzalne i sprawdzalne, więc różnica się obroni.

Ta sama logika obroni dodatek stażowy czy premię za wyniki. Warunek jest jeden: uzasadnienie musi być obiektywne i dające się wykazać, a nie wymyślone dopiero na potrzeby sporu.

2. Dyskryminacja przez założenie: liczy się to, co pracodawca sobie pomyślał

Nowelizacja dodaje sytuację, w której pracownik jest traktowany gorzej z powodu cechy, która została mu błędnie przypisana (art. 18(3a) § 4(1) k.p.). Nie ma znaczenia, czy założenie było prawdziwe. Liczy się to, że wpłynęło na decyzję.

Przykład 1. Rekruterka nie zaprasza trzydziestoletniej kandydatki na ostatni etap rekrutacji, bo „i tak zaraz pójdzie na macierzyński”. Kandydatka nie planuje dzieci, ale to prawnie obojętne. Istotne jest, że przypisana jej cecha stała się motywem decyzji.

Przykład 2. Przełożony nie kieruje 58-letniego pracownika na wdrożenie nowego systemu ERP, bo zakłada, że „on się już tego nie nauczy”. Pracownik od lat samodzielnie obsługuje bardziej złożone narzędzia, założenie było więc nie tylko krzywdzące, ale i nieprawdziwe. Dla oceny prawnej liczy się to, że zdecydowało o pominięciu go przy szkoleniu.

3. Dyskryminacja przez skojarzenie: nie za to, kim jesteś, ale z kim jesteś związany

Drugi nowy typ to gorsze traktowanie pracownika ze względu na powiązanie z osobą, której dotyczy cecha chroniona.

Przykład 1. Pracownica przestaje być brana pod uwagę przy delegacjach i projektach wyjazdowych, odkąd zespół dowiedział się, że wychowuje dziecko z niepełnosprawnością. Nigdy nie odmówiła wyjazdu, po prostu przestano ją pytać. Decyzja zapadła za nią, na podstawie jej sytuacji rodzinnej.

Przykład 2. Pracownik przestaje być zapraszany na spotkania z zarządem po tym, jak jego małżonka (zatrudniona w tej samej spółce) zgłosiła zastrzeżenia do sposobu rozliczania nadgodzin. Gorsze traktowanie nie dotyczy tego, kim pracownik jest, tylko tego, z kim jest powiązany.

4. Dyskryminacja wielokrotna i wyższe zadośćuczynienie

Nowelizacja doprecyzowuje też pojęcie dyskryminacji wielokrotnej (art. 18(3d) § 2–3 k.p.). Obejmuje ona zarówno naruszenia powtarzające się, z tej samej lub z różnych przyczyn, jak i jednorazowe naruszenie wynikające jednocześnie z kilku przyczyn.

Przykład (naruszenie powtarzalne). Pracownica po pięćdziesiątce, z orzeczeniem o niepełnosprawności, przez półtora roku jest systematycznie pomijana przy szkoleniach i awansach: raz z uwagi na wiek („szkolimy tych, którzy zostaną z nami dłużej”), raz na stan zdrowia („żeby jej nie obciążać”).

Skutek finansowy jest wymierny: w przypadku dyskryminacji wielokrotnej zadośćuczynienie nie może być niższe niż trzykrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę (przy „zwykłym” naruszeniu zasady równego traktowania: nie niższe niż jednokrotność).

5. Co to oznacza w praktyce dla pracodawcy?

Drobna informacja o pracowniku przestaje być drobna. Wiadomość o rodzinie, o stanie zdrowia bliskiej osoby, o znajomościach czy aktywności poza pracą może, nawet nieświadomie, zaważyć na ocenie kompetencji pracownika albo jego „dopasowania” do zespołu lub klienta. Po nowelizacji taka ocena może zostać zakwalifikowana jako dyskryminacja przez skojarzenie.

Rośnie waga tego, co powiedziano wcześniej. W sporach dowodowe znaczenie zyskują wypowiedzi przełożonych sprzed decyzji: „on się już tego nie nauczy”, „lepiej jej teraz nie obciążać”, „ona ma teraz inne priorytety”. To właśnie takie zdania, zapisane w mailach, na czacie czy w notatkach z kalibracji, potrafią ujawnić rzeczywisty motyw decyzji.

Ciężar dowodu nadal spoczywa na pracodawcy. Przy zarzucie dyskryminacji obowiązuje odwrócony ciężar dowodu: pracownik ma uprawdopodobnić naruszenie zasady równego traktowania, a to pracodawca musi wykazać, że kierował się obiektywnymi kryteriami. W praktyce oznacza to, że obroni się ten, kto potrafi udokumentować powody decyzji.

6. Co warto zrobić przed 5 listopada

• Uporządkować dokumentowanie decyzji kadrowych. Awanse, podwyżki, przydział projektów i typowanie do szkoleń powinny mieć zapisane, obiektywne kryteria, a nie tylko ustne ustalenia.
• Przeszkolić kadrę menedżerską. Nie z definicji ustawowych, tylko z realnych sytuacji: co wolno powiedzieć na spotkaniu kalibracyjnym, jak uzasadnić odmowę awansu, dlaczego „troska” o pracownika opiekującego się bliskim potrafi skończyć się zarzutem dyskryminacji.
• Przejrzeć procedury antydyskryminacyjne i antymobbingowe. Nowelizacja rozbudowuje obowiązki pracodawcy w tym obszarze, m.in. w zakresie systematycznego przeciwdziałania naruszeniom zasady równego traktowania oraz określenia reguł i procedur w regulaminie u pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników.
• Sprawdzić sprawy w toku. Zachowania rozpoczęte przed 5 listopada 2026 r., ale trwające po tej dacie, będą oceniane według nowych przepisów.

Podsumowanie

Nowe przepisy nie tworzą pułapki na pracodawców, którzy podejmują decyzje w oparciu o kompetencje i potrafią to wykazać. Uderzają natomiast w decyzje podejmowane na skróty: na podstawie założeń. 

Poniżej udostępniamy Państwu bezpłatną checklistę do przeprowadzenia samokontroli niniejszego tematu. Natomiast jeśli chcą powierzyć przygotowanie firmy na zmiany, zweryfikować regulaminy i procedury zgłoszeniowe albo przeszkolić kadrę menedżerską z nowych przepisów, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.